FAQ: Évaluation commune des besoins en Ontario (ÉCBO) & COVID-19

première page du PDFLa présente livraison de Promising Practices (pratiques prometteuses) est un résumé des questions posées sur l’espace Évaluation commune des besoins en Ontario (ÉCBO) d’EENet Connect

Le thème traité est l’emploi de l’outil ÉCBO durant la pandémie de COVID 19. La foire aux questions (FAQ) est présentée ci-dessous; vous pouvez aussi télécharger le PDF.

 

Comment votre organisme évalue-t-il l'état mental des clients en cette période de distanciation physique liée à la COVID‑19?

Les organismes administrent l’ÉCBO par le biais du téléphone, des vidéoconférences, des médias sociaux, de la poste, du réseau de télémédecine (OTN) et en personne, en observant la distanciation physique. Le moyen de communication est choisi en fonction de la relation du prestataire de services avec le client et de sa connaissance des besoins et préférences de ce dernier. 

Certains organismes ont créé un PDF du questionnaire d’auto-évaluation, que les clients peuvent remplir en ligne à l’aide d’un ordinateur ou appareil mobile. Pour la partie à remplir par le personnel, on pose les questions aux clients et on saisit leurs réponses directement dans l’ordinateur. On évite ainsi de passer par une version papier et on gagne du temps. 

La majorité des travailleurs de première ligne ne voyant plus leurs clients en personne, ils n’ont plus à se déplacer, et on leur conseille de consacrer le temps ainsi libéré au suivi des dossiers et de faire les réévaluations de suivi requises.

Comment s’y prendre pour administrer l’évaluation ÉCBO par téléphone?

Il faut voir l’ÉCBO comme un outil qui permet d’avoir un échange spontané au sujet des besoins et inquiétudes du client, et le téléphone s’y prête très bien. Concentrez-vous sur les catégories de besoins qui sont les plus importantes pour vos clients. 

Si vous jugez pouvoir couvrir les 24 catégories, n’hésitez pas. Sinon, il pourrait être préférable de ne couvrir que celles où le client possède des atouts et celles qui touchent ses besoins non satisfaits. Les discussions devraient déboucher sur des mesures primordiales pour le client, et le plan de services devrait être axé là-dessus.

Certains organismes appellent les personnes sur leur liste d’attente pour leur manifester leur soutien, et ils les aident à remplir le questionnaire d’auto-évaluation par téléphone. Cette pratique pourrait être poursuivie une fois la pandémie jugulée.

Quand on aide un client à répondre au questionnaire par téléphone, l’idéal est de suivre les étapes suivantes :

  • Expliquer les avantages de l’auto-évaluation. Insister sur le fait que le client peut sauter des catégories de questions ou les questions auxquelles il n’a pas envie de répondre.
  • Passer les instructions en revue avec le client.
  • Poser chaque question, évaluer chaque besoin et noter les commentaires du point de vue du client. Veiller à ne pas influencer le client dans ses réponses.

Si vous jugez qu’il pourrait être trop difficile pour un client de couvrir toutes les catégories à la fois ou que cela pourrait le stresser, administrez-lui seulement une moitié du questionnaire et rappelez-le pour passer à l’autre moitié.

Le consentement verbal des clients au téléversement des renseignements recueillis au Dossier d’évaluation intégrée est-il jugé acceptable par les organismes effectuant l’ÉCBO par téléphone?

Pour de nombreux organismes, le consentement verbal des clients suffit. Il est essentiel d’obtenir le consentement du client lorsqu’on fait la première ÉCBO et il faut le documenter dans la base de données de l’organisme. 

Chaque organisme a ses propres procédures sur le recueil des renseignements de santé personnels, leur usage et leur divulgation. Le personnel doit s’y conformer et savoir qu’en raison de l’augmentation des interactions virtuelles avec les clients, elles ont pu être modifiées.

Que font les organismes pour les clients qui n’ont pas de téléphone?

Il n’est pas facile de prendre des nouvelles de clients qui n’ont pas le téléphone. De nombreux organismes leur envoient des trousses d’information et des cartes postales pour leur faire savoir qu’on ne les oublie pas. Dans certains cas, ils leur adressent le formulaire d’auto-évaluation ÉCBO avec des instructions sur la manière de le remplir, ainsi qu’une enveloppe-retour pré-affranchie.

D’autres solutions sont envisagées. Certains organismes prévoient la réouverture d’un de leurs centres, où le personnel pourrait recevoir les clients sur rendez-vous en employant du matériel de protection individuelle ou en s’abritant derrière une paroi de plexiglas. Les centres pourraient aussi mettre des ordinateurs ou appareils mobiles à la disposition des clients pour qu’ils puissent avoir des rencontres virtuelles avec les prestataires de services, moyennant désinfection du matériel après chaque utilisation.

Comment les organismes de la province forment‑ils leur personnel à l ’emploi de l ’ÉCBO dans le contexte de la pandémie de COVID-19?

Avant la COVID-19, de nombreux organismes faisaient suivre à leur personnel la formation ÉCBO en ligne du GISC (service de Gestion de l’information) sur les soins communautaires et de participer à des séances en face à face. 

Cependant, en raison des mesures de distanciation physique, ils se contentent à présent de demander aux nouveaux employés d’étudier le module de formation en ligne ÉCBO aux fins des évaluations.

Voici quelques suggestions pour la formation :

  • Le personnel devrait, au minimum, suivre la formation ÉCBO en ligne, qui présente tout le nécessaire pour faire une évaluation. Il est aussi recommandé aux personnes qui effectuent des évaluations depuis longtemps de suivre la formation en ligne pour se recycler. Le cours contient d’ailleurs de nouvelles informations qui devraient être utiles à tous.
  • Veillez à avoir, dans votre établissement, un mentor/formateur en ÉCBO capable de répondre aux questions sur la formation en ligne et l’emploi de l’ÉCBO auprès des clients.
  • Demandez-lui d’organiser une réunion virtuelle pour renforcer les connaissances acquises lors de la formation en ligne. 
  • Demandez-lui aussi d’organiser des séances de recyclage régulières. Ces séances pourraient prendre plusieurs formes. Par exemple :
    • évaluation en commun pour un client existant
    • réunion ÉCBO avec thèmes de discussion à l’ordre du jour. Par exemple, évaluation en commun pour un client existant réunion ÉCBO avec thèmes de discussion à l’ordre du jour. Par exemple : 
      • Quels sont les domaines qui présentent des difficultés pour les clients? 
      • Quels sont les problèmes rencontrés par les clients qui remplissent une auto-évaluation? 
      • Quel usage faites-vous des renseignements recueillis dans le cadre de l’ÉCBO